La nueva normatividad establecida por la dirección y de impuestos y aduanas nacionales –DIAN referente al soporte que será válido para la deducibilidad de impuestos descontables en costos y deducciones.
Es de aclarar que pierde vigencia el denominado documento equivalente a Factura a partir del 15 de agosto de 2020 y el nuevo término a utilizar será:
DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A NO OBLIGADOS A FACTURAR.
El cual en esencia aplicará a las adquisiciones de compras y servicios que se realicen a personas naturales y/o profesionales independientes. El resumen de la normatividad y dinámica de contabilización es el siguiente:
COMUNICADO DE PRENSA No. 55- DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS DIAN
NUMERACIÓN DE DOCUMENTOS EQUIVALENTES PARA NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA
RESOLUCION 0042 DE mayo de 2020
TÍTULO XII
DOCUMENTOS SOPORTES
Artículo 55. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y losartículos1.6.1.4.12.y 1.6.1.4.13. Del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos yAduanas Nacionales -DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación. Cuando el adquiriente sea facturador electrónico, el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, cumpliendo además de los requisitos señalados en los numerales 1 a 7 del presente artículo los siguientes
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Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
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Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN
Paso a paso como solicitar resolución para compras a Personas naturales No obligadas a Facturar.
- Ingreso a la página de la DIAN https://www.dian.gov.co/Transaccional/Paginas/Transaccional.aspx2.
- Una vez ingreso a usuarios registrados del adquiriente, en el menú tomo la opción, numeración de facturación
- Se elige la opción Solicitar Numeración de Facturación
- Ingresar por Autorizar Rango
5. Se toma la opción Documento Soporte
Y se continua de la misma manera como se autoriza los otros tipos de facturación.
EL área contable deberá tener en cuenta que los gastos costos e impuestos deducibles que no tengan respaldo del DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A NO OBLIGADOS A FACTURAR bajo las especificaciones de cita el comunicado de prensa No 055 y el Articulo 55 de la resolución 0042 del 05 de mayo de 2020, no podrán ser costos o gastos deducibles.
Se puede controlar dentro del software contable con una fuente diferente al de factura de compra mediante el cual hay un consecutivo y se puede adjuntar la resolución adjudicada a los documentos soporte la Dian ejercerá un control estricto y en línea sobre las adquisiciones y o compras que se realicen con este tipo de documento.
